Pegawai kolusi, Amazon ditipu 10 juta dolar AS
Mantan pegawai Amazon baru-baru ini dijatuhi hukuman penjara 16 tahun karena terbukti mencuri 10 juta Dolar AS dari perusahaan yang mempekerjakannya itu. Kayricka Wortham bersama beberapa oknum pegawai lainnya melakukannya dengan modus kolusi.
Laporan ACFE Report to the Nations, menunjukkan bahwa perusahaan mengalami kerugian hingga lebih dari 5% per tahun karena fraud. Lebih lanjut, studi yang dilakukan terhadap kasus-kasus fraud tersebut menyatakan bahwa sekitar 58%, atau 6 dari 10 kasus fraud, dilakukan dengan metode kolusi. Semakin banyak individu yang terlibat dalam kolusi, semakin besar kerugian yang diderita perusahaan.
Modus kolusi kelas kakap
Kayricka Wortham bekerja sebagai manajer operasional dari 2020 hingga 2022. Posisinya tersebut memberikannya otoritas untuk mengawasi bawahan serta menyetujui dan menangani pembayaran vendor.
Sebuah studi mengungkapkan bahwa kolusi biasanya dilakukan oleh sekelompok individu yang dipimpin atau didalangi oleh seseorang dari top management. Seseorang inilah yang memiliki kemampuan untuk mengeksploitasi kelemahan pengendali internal dan menutupi fraud agar tidak mudah dideteksi oleh auditor. Dalam kasus ini, Wortham yang memiliki posisi strategis berperan sebagai dalang.
Singkatnya, dalam menjalankan aksinya, ia berkomplot dengan oknum karyawan lain yang memasok nama dan nomor jaminan sosial untuk membuat vendor palsu. Wortham kemudian menginstruksikan bawahannya untuk memasukkan vendor-vendor tersebut.
Bawahannya sendiri tidak mengetahui bahwa mereka adalah vendor palsu. Selain itu, Wortham juga memiliki kaki tangan sekaligus kekasihnya, yaitu Brittany Hudson, yang memiliki bisnis layanan kurir yang memiliki kontrak dengan Amazon.
Pelajaran yang bisa dipetik
Tidak ada keterangan bagaimana kasus ini terungkap. Tapi, dari kronologi tersebut, dapat dipetik pelajaran bahwa kendali internal yang lemah memungkinkan individu memiliki kendali penuh atas proses dan transaksi penting.
Dalam kasus ini, Wortham memiliki kendali penuh dalam proses persetujuan dan pembayaran vendor. Selain itu, tidak adanya sistem check and balance yang memadai memudahkan individu untuk terlibat dalam aktivitas penipuan tanpa terdeteksi.
Ditambah lagi, ia berkomplot dengan dua koleganya yang merupakan karyawan dari departemen lain. Oknum karyawan ini memiliki informasi internal, termasuk nama dan nomor jaminan sosial, atau pengetahuan tentang kerentanan sistem Amazon yang dapat mereka manfaatkan untuk menjalankan skema penipuan.
Komplotan ini sempat diamankan oleh petugas, tetapi Wortham dan Hudson dibebaskan dengan jaminan. Namun, selama bebas mereka melakukan kejahatan lain yang melibatkan pemalsuan dokumen.
Walaupun umumnya kolusi dipimpin oleh individu dengan posisi tinggi seperti kasus Amazon ini, namun dalam sebuah kasus nyata lainnya, kolusi juga dapat dipimpin oleh oknum setingkat staf atau supervisor yang memiliki akses strategis. Ketiadaan atau kurangnya pengawasan yang sesuai dengan Prosedur Operasi Standar oleh atasan dapat menjadi salah satu penyebab oknum tersebut menyalahgunakan akses yang dimilikinya dengan leluasa.
Pada intinya, kolusi dapat dilakukan oleh individu karyawan manapun dengan akses luar biasa yang dimilikinya tanpa pengawasan.
Deteksi dan mitigasi
Tidak ada pengendali internal yang dapat mencegah dan mendeteksi kolusi dengan sempurna. Namun, penerapan kombinasi praktik dan kontrol berikut memungkinkan pelaku kolusi berpikir ulang untuk melakukan aksinya, atau menyebabkan kolusi terdeteksi sedini mungkin.
- Rotasi pekerjaan. Dengan merotasi pekerjaan, akses dan pengetahuan dapat dimiliki oleh lebih dari satu orang sehingga dapat meminimalkan risiko penyalahgunaan. Selain itu, metode ini bertujuan untuk memastikan adanya pengecekan terhadap transaksi yang pernah dilakukan oleh pemangku jabatan sebelumnya, sekaligus memastikan karyawan mengikuti aturan dan kebijakan perusahaan.
- Jejak audit. Pada dasarnya, dokumentasi atau rekam jejak bertujuan untuk melacak semua pihak yang telah melakukan transaksi atau otorisasi. Dengan mengetahui jejak audit tersebut, orang atau pihak yang melakukannya dapat dilacak, apabila diperlukan.
- Sistem whistleblowing. Berdasarkan Report to the Nations 2022, sistem whistleblowing merupakan alat deteksi fraud yang paling efektif. Mungkin saja ada beberapa di antara karyawan lain yang melihat adanya tindakan mencurigakan. Atau, mungkin saja justru salah satu pelaku yang terlibat dalam kolusi merasa bersalah, sehingga ingin membuat laporan.
Sistem Whistleblowing memungkinkan pelapor membuat laporan secara anonim. Agar sistem ini berjalan efektif, penting bagi perusahaan untuk mempromosikan kebijakannya kepada semua pemangku kepentingan (karyawan, investor, mitra, dll.).
Melalui Canary Whistleblowing System, Integrity Asia menghadirkan kombinasi beberapa saluran pelaporan yang terpusat pada aplikasi situs web, sehingga meningkatkan aksesibilitas klien pada laporan, dengan tetap memastikan anonimitas pelapor. Untuk informasi lebih lanjut tentang Canary Whistleblowing System, jangan ragu untuk menghubungi kami.
Photo by Daniel Holland on Unsplash
