Pentingnya menyediakan kanal whistleblowing digital bagi perusahaan

Sistem whistleblowing merupakan alat deteksi fraud paling efektif menurut berbagai studi. Akan tetapi, memiliki sistem whistleblowing saja tidak cukup. Agar sistem whistleblowing bekerja efektif, ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi perusahaan, salah satu di antaranya adalah tersedianya kanal pelaporan yang aman dan rahasia serta dapat diakses secara mudah.

Kanal pelaporan umumnya tersedia dalam bentuk telepon, surel, formulir berbasis website, surat, faksimile, dan lainnya. Empat tahun yang lalu, telepon menjadi kanal pengaduan yang paling banyak digunakan. Berdasarkan laporan Report to the Nations 2018, sebanyak 42% laporan pengaduan masuk melalui telepon, 26% melalui surel, dan 23% melalui formulir berbasis website.

Perubahan tren

Belakangan ini, terjadi perubahan tren pada dunia digital. Kanal digital, surel, dan formulir berbasis web menjadi peringkat teratas kanal yang paling banyak menerima laporan. Report to the Nations 2020 menyebutkan bahwa surel dan formulir berbasis website secara berurutan menerima laporan sebanyak 33% dan 32%.

Tren ini semakin meningkat pada tahun 2022. Email menjadi kanal yang paling banyak digunakan, diikuti dengan formulir berbasis website dan telepon.

Selain karena masifnya digitalisasi, kondisi pandemi yang memaksa orang-orang untuk melakukan segala aktivitas secara digital menjadi faktor pendorong tren ini.

Terlepas dari itu, secara umum, kanal pelaporan digital memang menawarkan setidaknya dua keunggulan yang tidak ditawarkan oleh kanal analog, yaitu aksesibilitas dan kerahasiaan yang lebih baik.

Pelaporan via web mudah dan anonim

Keunggulan aksesibilitas mempunyai arti bahwa kanal digital mudah diakses dari mana saja dan kapan saja, selama ada jaringan internet. Kerahasiaan merujuk pada kondisi di mana pelapor dapat memilih untuk memberikan informasi pribadi atau tidak sama sekali.

Hal tersebut berbeda jika laporan dilakukan melalui telepon. Saat melapor melalui telepon, biasanya pelapor perlu memberikan nomor kontak kepada penerima laporan untuk tindak lanjut dan keperluan investigasi kasus yang dilaporkan. Hal ini memperbesar kemungkinan pelapor teridentifikasi.

Kanal digital berupa surel memberikan kemudahan akses dalam membuat laporan. Alamat surel pelapor pun bisa dibuat samar, sehingga menjaga anonimitas.

Masih ada kerentanan

Meski demikian, metode ini memang masih memiliki kerentanan dari sisi kerahasiaan karena tidak memiliki mekanisme enkripsi. Hal ini memungkinkan pihak yang tidak berwenang untuk membaca surel yang dikirim, mengubahnya, atau bahkan melacak pelapor.

Dengan demikian, perusahaan atau instansi perlu mempertimbangkan alternatif yang lebih baik bagi para whistleblower atau pelapor, yaitu website form. Selain disediakan oleh pihak yang independen dan berintegritas, website form dirancang untuk memungkinkan pelapor memberikan laporan, termasuk bukti-bukti pelanggaran, tanpa perlu menyerahkan informasi yang dapat mengidentifikasi diri pelapor.

Ketika membuat laporan melalui website form, pelapor akan mendapatkan kata sandi untuk mengakses case management— dashboard di mana mereka dapat melacak secara aman sampai sejauh mana kasus yang mereka laporkan ditangani, dan memungkinkan pelapor berkomunikasi dua arah dengan pihak yang menerima laporan. Hal ini merupakan hal yang krusial dalam investigasi.

Seperti kita ketahui bersama, aksesibilitas dan kerahasiaan kerap menjadi dua faktor utama penghambat individu untuk melaporkan dugaan pelanggaran. Karenanya, keunggulan website form dapat menjadi solusi yang mendorong orang-orang untuk lebih berpartisipasi dalam kegiatan anti-fraud.

Integrity Asia, sebagai perusahaan yang telah lebih dari dua dekade bekerja di bidang kepatuhan memiliki pengalaman luas dalam menyediakan layanan whistleblowing untuk klien dari berbagai latar belakang bisnis.

Melalui Canary Whistleblowing System, Integrity menghadirkan kombinasi beberapa saluran pelaporan yang terpusat pada aplikasi situs web sehingga meningkatkan aksesibilitas klien kami ke laporan, sambil tetap memastikan anonimitas pelapor. Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang Canary Whistleblowing System, jangan ragu untuk menghubungi kami.

Putri

Photo by Christin Hume on Unsplash