Pemeriksaan Latar Belakang Prakerja: Peluang dan Tantangan

Saat merekrut seorang kandidat, perusahaan tentunya berharap bahwa individu tersebut dapat berkontribusi secara positif dalam jangka panjang. Sayangnya, harapan tersebut tidak selalu terjadi. Namun, ada kalanya Hiring Manager/Recruitment Specialist sedikit terlambat menyadari bahwa telah terjadi salah rekrut.

Ada kalanya Hiring Manager/Recruitment Specialist sedikit terlambat menyadari bahwa telah terjadi salah rekrut. Untuk meminimalkan risiko kedua kemungkinan tersebut, perusahaan perlu melakukanpre-employment background screening atau pemeriksaan latar belakang prakerja.

Apa Itu Pemeriksaan Latar Belakang Prakerja?

Pemeriksaan latar belakang prakerja adalah proses memverifikasi informasi pelamar kerja. Pemeriksaan ini adalah langkah penting bagi perusahaan untuk memastikan calon karyawan memiliki rekam jejak yang sesuai dengan informasi yang mereka klaim. Oleh karena itu, untuk meminimalkan risiko tersebut, perusahaan perlu melakukan pre-employment background screening atau pemeriksaan latar belakang prakerja..

Tahap ini menjadi kesempatan emas bagi perusahaan untuk lebih mengenal kandidat dengan memverifikasi informasi yang diklaim oleh kandidat dalam resume dan hasil wawancara.

Proses verifikasi ini juga memungkinkan perusahaan untuk menemukan informasi lain tentang kandidat yang mungkin saja tidak terungkap dalam proses sebelumnya. Bagaimana praktik terbaik background screening dilakukan?

Sayangnya, harapan tersebut tidak selalu terjadi. Ada kalanya Hiring Manager/Recruitment Specialist sedikit terlambat menyadari bahwa telah terjadi salah rekrut. Bahkan, tidak jarang terjadi, perusahaan baru menyadari telah salah rekrut setelah mengalami kerugian besar.

Untuk meminimalkan risiko kedua kemungkinan tersebut, perusahaan perlu melakukan pemeriksaan latar belakang prakerja. Tahap ini menjadi kesempatan emas bagi perusahaan untuk lebih mengenal kandidat dengan memverifikasi informasi yang diklaim oleh kandidat dalam resume dan hasil wawancara.

Proses verifikasi ini juga memungkinkan perusahaan untuk menemukan informasi lain tentang kandidat yang mungkin saja tidak terungkap dalam proses sebelumnya. Bagaimana praktik terbaik pemeriksaan latar belakang prakerja dilakukan?

Haruskah Perusahaan Melakukan Pemeriksaan Latar Belakang Calon Karyawan?

Seorang praktisi HR berpengalaman yang telah bekerja di berbagai perusahaan nasional maupun multinasional selama lebih dari 22 tahun, Yos Rizal Setiawan, membagikan pengalamannya tentang seluk-beluk praktik pre-employment background screening oleh perusahaan. Menurut pria yang akrab dipanggil Rizal, pre-employment background screening merupakan tahapan penting dalam proses rekrutmen dan bagian tak terpisahkan dari manajemen risiko perusahaan.

“Pre-employment background screening sangat penting, terlebih di perusahaan-perusahaan yang berisiko tinggi, seperti perbankan. Sangat penting bagi perusahaan untuk mengetahui profile, background, dan pengalaman kandidat,” ujarnya.

Dalam praktiknya, tahap pre-employment background screening dapat dilakukan oleh internal HR, vendor yang bekerja sama, atau kombinasi keduanya. Adapun opsi bekerja sama dengan vendor dirasa menjadi pilihan yang efektif bagi perusahaan untuk mendapatkan hasil yang paling komprehensif.

Menurutnya, kerjasama dengan vendor sebaiknya dilakukan karena perusahaan memiliki beberapa keterbatasan.

“Dari sisi waktu, talent acquisition pasti memiliki keterbatasan karena diperlukan alokasi waktu dan usaha yang cukup untuk bisa mendapatkan informasi yang diperlukan. Dari sisi kompetensi, belum tentu yang bersangkutan memiliki kompetensi untuk memverifikasi dokumen ijazah atau KTP kandidat, misalnya,” jelas Rizal.

“Selanjutnya, adalah keterbatasan akses. Perusahaan memiliki keterbatasan untuk mengakses database tertentu, seperti yang biasanya dilakukan vendor—misalnya criminal records dan bankruptcy records,” lanjutnya.

Menurut Rizal, praktik pre-employment background screening dapat disesuaikan dengan tingkat jabatan. Untuk entry level, beberapa perusahaan cukup meminta kandidat untuk melampirkan beberapa dokumen pendukung dasar, seperti KTP, ijazah pendidikan, dan sertifikat kompetensi. Semakin tinggi jabatan di perusahaan tersebut, semakin membutuhkan praktik background screening yang lebih mendalam dan menyeluruh.

Untuk perusahaan-perusahaan yang lebih berisiko, seperti bank, asuransi, dan IT, untuk tingkat jabatan tertentu, dibutuhkan proses verifikasi yang lebih mendalam.

“Di perusahaan perbankan, terutama untuk jabatan strategis, katakanlah direktur, dibutuhkan background screening yang lebih komprehensif yang harus bisa dipertanggungjawabkan kepada otoritas pemerintah terkait. Dalam proses fit and proper test, otoritas pemerintah terkait akan melakukan assessment dan validasi terhadap keahlian, pengalaman, dan latar belakang dari calon direktur.

Ketika Red Flag Ditemukan

Faktanya, menemukan kandidat yang tepat untuk sebuah posisi kerap kali tak mudah. Ada kalanya perusahaan merasa seorang kandidat berdasarkan resume-nya dan hasil wawancara sudah tepat untuk posisi yang ditawarkan, sehingga berlanjut pada tahap penawaran. Namun, hasil background screening menemukan adanya red flag.

Temuan red flag dapat berupa catatan kriminal, catatan kredit negatif, inkonsistensi antara resume dengan hasil background screening, ulasan negatif dari mantan kolega kerja, dan lain-lain.

Karena banyaknya upaya dan biaya yang sudah dikeluarkan untuk mencapai tahap ini, perusahaan sering kali enggan membatalkan rekrutmen terhadap satu kandidat. Sebagai gantinya, mereka memilih untuk mengabaikan red flag yang muncul.

Menurut Rizal, hal-hal yang termasuk red flag pada dasarnya bisa berbeda bagi satu perusahaan dengan perusahaan lain. Perusahaan berisiko tinggi yang sudah sangat paham mengenai dampak dari salah rekrut cenderung memilih untuk tidak mengambil risiko. Akan tetapi, untuk perusahaan lain yang dapat dikatakan risikonya tidak terlalu besar, beberapa red flag mungkin masih dapat ditoleransi—kecuali red flag yang sangat serius, seperti pemalsuan ijazah.

“Sebagai contoh, sejauh ini saya tidak menemukan ada aturan tertulis bahwa perusahaan tidak boleh merekrut kandidat dengan status mantan kriminal, apa pun kasusnya. Itu lebih kepada risk appetite perusahaan atau seberapa besar perusahaan mau menanggung risiko untuk merekrut kandidat dengan catatan kriminal,” jelasnya.

Bahaya Risiko Laten

Berbicara tentang red flag, khususnya catatan kriminal, sempat menjadi topik hangat para praktisi HR di Amerika Serikat. Bahkan, ada kampanye yang disebut ban the box untuk mendorong para pemberi kerja untuk memberikan kesempatan kerja yang sama terhadap kandidat dengan catatan kriminal.

Di Indonesia, topik ini belum banyak dibicarakan secara terbuka. Kembali lagi bahwa sebuah catatan kriminal dapat menjadi red flag atau tidak tergantung pada risk appetite perusahaan.

Meski demikian, menurut Rizal, ada hal yang lebih berisiko dan akan sulit dideteksi pada calon karyawan.

“Sebenarnya, catatan kriminal jarang ditemukan dari profil kandidat berdasarkan pengalaman kerja saya selama ini, karena pada umumnya, perusahaan lebih memilih untuk menyelesaikan kasus fraud yang dilakukan oleh karyawannya melalui internal settlement daripada melaporkannya kepada pihak berwajib,” jelasnya.

Fakta ini pun pernah diungkap dalam hasil studi Report to the Nations 2022 bahwa sebanyak 42% kasus fraud yang dipelajari tidak dilaporkan kepada penegak hukum oleh perusahaan.

Ketiadaan catatan kriminal memungkinkan perusahaan lain merekrut kandidat tersebut tanpa mengetahui adanya risiko laten. Kasus fraud yang tidak dilaporkan sangat memungkinkan bahwa aktivitas fraud akan dilakukan pelaku secara berulang dari satu perusahaan ke perusahaan lain.

Tantangan Pemeriksaan Latar Belakang Prakerja

Untuk mendapatkan informasi di luar catatan kriminal semacam itu, diperlukan background screening yang lebih mendalam. Mengirimkan pertanyaan yang mendalam kepada HR di mana kandidat pernah bekerja mungkin bisa menjadi solusi yang logis.

Sayangnya, sering kali jawaban yang diberikan cenderung secara normatif saja terhadap catatan kepegawaian dari mantan karyawan mereka dengan alasan confidentiality. Kerahasiaan menjadi perhatian utama karena, pertama, terkait perlindungan data pribadi—terlebih Parlemen Indonesia baru saja mengesahkan Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP).

Kedua, adanya ketentuan dan persyaratan yang mengikat kedua belah pihak dalam hitam di atas putih mengenai internal settlement yang menimbulkan konsekuensi legal bahwa perusahaan tidak bisa mengungkap kasus tersebut.

Bagi vendor background screening, menggali dan mengekstraksi informasi yang tidak tercatat menjadi tantangan bagi tim profesional mereka.

Employment Background screening beradaptasi terhadap tren

Terlepas dari tantangan itu, background screening sendiri merupakan bidang yang semakin kompleks dan telah berkembang pesat dalam kurun waktu lebih dari dua puluh tahun terakhir. Bagi HR, penting untuk menyesuaikan kebijakan employment background screening dengan budaya masa kini, posisi, dan industri yang digeluti. Sebagai contoh, perusahaan mungkin mulai perlu melirik potensi media sosial sebagai salah satu alat untuk mempelajari profil kandidat.

Pada akhirnya, employment background screening sudah tidak diragukan sebagai sebuah investasi yang sepadan apabila dilakukan dengan tepat dan komprehensif. Langkah tersebut bertujuan untuk membangun sumber daya manusia yang menjadi salah satu elemen dalam mencapai tujuan perusahaan.