Referensi Kerja Palsu: Cara Perusahaan Mendeteksinya

Reference check dapat memberikan informasi penting mengenai riwayat kerja, kinerja, dan perilaku profesional seorang kandidat. Namun, bagaimana jika orang yang memberikan referensi ternyata bukan orang yang sebenarnya diklaim oleh kandidat?

Beberapa kandidat mungkin mencantumkan teman, mantan rekan kerja, atau kenalan sebagai referensi dan meminta mereka berpura-pura sebagai mantan atasan. Ada juga yang memberikan informasi kontak yang menyesatkan atau meminta mantan rekan kerja memberikan gambaran yang berlebihan mengenai pengalaman kerja mereka.

Bagi perusahaan, kondisi ini dapat membuat salah satu tahapan penting dalam proses rekrutmen menjadi tidak dapat diandalkan. Reference check hanya akan efektif jika orang yang memberikan referensi memang benar dan informasi yang diberikan dapat diverifikasi.

Apa Itu Referensi Kerja Palsu?

Referensi kerja palsu adalah referensi yang diberikan dalam proses rekrutmen dengan informasi yang tidak benar atau menyesatkan mengenai pengalaman kerja atau hubungan profesional seorang kandidat.

Referensi palsu dapat berupa:

• Teman yang berpura-pura sebagai mantan atasan kandidat
• Rekan kerja yang mengaku pernah menjadi supervisor kandidat
• Seseorang yang sebenarnya tidak pernah bekerja di perusahaan yang disebutkan kandidat
• Pemberi referensi yang menggunakan informasi kontak yang tidak dapat diverifikasi
• Mantan rekan kerja yang sengaja memberikan informasi yang menyesatkan
• Pemberi referensi yang melebih-lebihkan jabatan, tanggung jawab, atau kinerja kandidat

Tidak semua informasi yang tidak akurat berarti telah terjadi kecurangan. Seseorang mungkin saja salah mengingat tanggal bekerja atau tanggung jawab kandidat. Namun, jika informasi tersebut sengaja dimanipulasi untuk memberikan gambaran yang tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya, perusahaan perlu lebih berhati-hati.

Mengapa Kandidat Memberikan Referensi Palsu?

Ada beberapa alasan mengapa kandidat mungkin mencoba memanipulasi proses reference check.

Menyembunyikan kinerja yang buruk

Kandidat yang memiliki masalah kinerja atau hubungan yang kurang baik dengan perusahaan sebelumnya mungkin tidak ingin mantan atasannya dihubungi. Sebagai gantinya, mereka dapat memberikan seseorang yang kemungkinan besar akan memberikan penilaian positif.

Melebih-lebihkan pengalaman kerja

Kandidat mungkin mengaku pernah memimpin tim, mengelola proyek besar, atau memegang posisi yang lebih senior daripada posisi sebenarnya. Referensi yang dipilih dengan tepat dapat membuat klaim tersebut terlihat lebih meyakinkan.

Menutupi ketidaksesuaian dalam riwayat pekerjaan

Referensi palsu juga dapat digunakan untuk mendukung informasi yang tidak akurat mengenai periode kerja, jabatan, atau tanggung jawab kandidat sehingga CV terlihat lebih kredibel.

Apa pun alasannya, referensi palsu dapat membuat perusahaan mengambil keputusan perekrutan berdasarkan informasi yang tidak benar.

Bagaimana Cara Mendeteksi Referensi Palsu?

Perusahaan sebaiknya tidak langsung menganggap referensi valid hanya karena kandidat memberikan nama, jabatan, nomor telepon, dan alamat email.

Ada beberapa tanda yang dapat menunjukkan bahwa referensi perlu diverifikasi lebih lanjut.

1. Pemberi referensi tidak dapat menjelaskan pekerjaan kandidat secara detail

Seseorang yang benar-benar pernah menjadi atasan atau bekerja dekat dengan kandidat seharusnya dapat menjelaskan tanggung jawab dan hubungan kerja mereka.

Alih-alih hanya bertanya apakah kandidat merupakan karyawan yang “baik”, perusahaan dapat mengajukan pertanyaan yang lebih spesifik, seperti:

• Apa tanggung jawab utama kandidat?
• Proyek apa yang pernah Anda kerjakan bersama?
• Kepada siapa kandidat melapor?
• Apa kelebihan utama kandidat?
• Dalam hal apa kandidat masih perlu berkembang?

Pertanyaan yang spesifik dapat membantu perusahaan menilai apakah pemberi referensi benar-benar mengetahui pekerjaan kandidat.

2. Jabatan pemberi referensi tidak sesuai dengan klaim kandidat

Kandidat mungkin menyebut seseorang sebagai mantan manajer atau kepala departemen. Namun, hasil verifikasi secara independen dapat menunjukkan bahwa orang tersebut memiliki jabatan yang berbeda atau bahkan tidak bekerja di perusahaan tersebut pada periode yang disebutkan.

Satu ketidaksesuaian belum tentu membuktikan bahwa referensi tersebut palsu. Namun, hal tersebut perlu ditelusuri lebih lanjut.

3. Informasi kontak terlihat mencurigakan

Informasi kontak juga dapat memberikan petunjuk.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:

• Alamat email pribadi tanpa alasan yang jelas
• Nomor telepon yang tidak dapat diverifikasi
• Domain email yang tidak sesuai dengan perusahaan yang disebutkan
• Informasi kontak yang berbeda dengan informasi perusahaan yang tersedia secara publik

Hal tersebut tidak selalu berarti terjadi kecurangan. Mantan karyawan yang sudah tidak bekerja di perusahaan, misalnya, memang mungkin menggunakan alamat email pribadi. Namun, informasi yang tidak biasa sebaiknya diverifikasi lebih lanjut.

4. Jawaban terdengar terlalu umum atau seperti sudah disiapkan

Pemberi referensi tentu dapat memberikan penilaian yang sangat positif. Namun, jawabannya seharusnya tetap menunjukkan bahwa mereka benar-benar mengenal kandidat dan pernah bekerja dengannya.

Perusahaan perlu berhati-hati jika seluruh jawaban terdengar terlalu umum atau berlebihan, terutama ketika pemberi referensi tidak dapat memberikan contoh konkret mengenai pekerjaan kandidat.

5. Informasi pemberi referensi tidak sesuai dengan CV kandidat

Informasi dari reference check sebaiknya dibandingkan dengan informasi lain yang diberikan selama proses rekrutmen.

Perusahaan dapat mencocokkan:

• Jabatan
• Periode bekerja
• Departemen
• Hubungan pelaporan
• Tanggung jawab utama

Misalnya, kandidat menyatakan bahwa dirinya bekerja sebagai manajer dari 2020 hingga 2024, sementara pemberi referensi mengatakan bahwa mereka hanya bekerja bersama pada 2022 hingga 2023 dan kandidat memiliki jabatan berbeda.

Perbedaan tersebut mungkin memiliki penjelasan yang masuk akal, tetapi ketidaksesuaian yang signifikan perlu diklarifikasi.

Bagaimana Memastikan Referensi Benar-Benar Valid?

Menemukan tanda bahaya hanyalah langkah pertama. Perusahaan juga perlu melakukan verifikasi terhadap pemberi referensi.

Verifikasi identitas pemberi referensi

Jika memungkinkan, jangan hanya mengandalkan informasi kontak yang diberikan kandidat. Gunakan sumber yang dapat dipercaya, seperti situs resmi perusahaan, direktori perusahaan, atau profil profesional untuk memastikan identitas dan afiliasi pemberi referensi.

Pastikan hubungan profesionalnya

Perusahaan perlu memastikan bahwa pemberi referensi memang pernah bekerja dengan kandidat dan memiliki hubungan profesional seperti yang diklaim.

Jika kandidat menyebut seseorang sebagai mantan manajer, misalnya, perusahaan perlu memastikan bahwa orang tersebut memang memiliki posisi yang memungkinkan mereka menjadi atasan kandidat pada periode tersebut.

Cocokkan informasi dari berbagai sumber

Informasi reference check sebaiknya dilihat bersama hasil pemeriksaan lainnya.

Bandingkan jawaban pemberi referensi dengan:

• CV kandidat
• Riwayat pekerjaan
• Jabatan
• Periode kerja
• Tanggung jawab yang diklaim

Semakin konsisten informasi dari berbagai sumber, semakin besar tingkat keyakinan perusahaan terhadap informasi kandidat.

Apa yang Harus Dilakukan Jika Menemukan Ketidaksesuaian?

Ketidaksesuaian tidak otomatis berarti kandidat melakukan kecurangan. Jabatan dapat memiliki nama yang berbeda di setiap perusahaan, dan seseorang juga dapat mengingat detail pekerjaan secara berbeda.

Perusahaan dapat:

1. Mengidentifikasi ketidaksesuaian secara spesifik.
2. Membandingkannya dengan hasil pemeriksaan lainnya.
3. Meminta kandidat memberikan klarifikasi.
4. Memverifikasi informasi melalui sumber independen.
5. Mendokumentasikan hasil verifikasi.

Pendekatan ini membantu perusahaan membedakan antara kesalahan informasi yang tidak disengaja dan kemungkinan misrepresentasi yang disengaja.

Reference Check sebagai Bagian dari Background Screening

Reference check merupakan bagian penting dari proses verifikasi kandidat, tetapi bukan satu-satunya jenis pemeriksaan dalam employment background check.

Tergantung pada posisi dan kebutuhan perusahaan, background screening juga dapat mencakup employment verification, education verification, identity check, criminal record check, professional certification check, dan adverse media screening.

Dengan menggabungkan beberapa jenis pemeriksaan, perusahaan dapat memperoleh gambaran yang lebih menyeluruh mengenai kandidat dan tidak hanya bergantung pada informasi dari satu sumber.

Butuh pemeriksaan kandidat yang lebih menyeluruh?

Integrity Indonesia menyediakan layanan employment background check untuk membantu perusahaan memverifikasi informasi penting mengenai calon karyawan, termasuk riwayat pekerjaan dan referensi profesional mereka.

Dengan melakukan verifikasi secara menyeluruh, perusahaan dapat membuat keputusan perekrutan berdasarkan informasi yang telah diperiksa dan diverifikasi, bukan hanya berdasarkan informasi yang diberikan oleh kandidat.