Background Check: Sudahkah Perusahaan Anda Meminta Persetujuan Calon Karyawan?

Sudahkah perusahaan Anda meminta persetujuan karyawan sebelum melakukan background check? Di Indonesia perlindungan data pribadi, dalam hal ini data pribadi kandidat karyawan, mengacu pada Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika No 20 tahun 2016 mengenai Perlindungan Data Pribadi (PDP). Adanya peraturan ini menjadi tantangan tersendiri bagi tim rekrutmen pada saat melakukan screening kandidat karyawan. Perlindungan terhadap data pribadi saat ini sudah sangat ketat berlaku di beberapa industri, seperti sektor kesehatan, keuangan, pajak dan sektor industri lainnya yang berkaitan erat dengan data pribadi.

Kerangka Hukum Background Check di Indonesia

Ruang lingkup Peraturan Menteri PDP ini mencakup perlindungan terhadap perolehan, pengumpulan, pengolahan, penganalisisan, penyimpanan, penampilan, pengumuman, pengiriman, penyebarluasan, dan pemusnahan data pribadi. Hal ini seperti di atur dalam pasal 2 ayat (1) Permen PDP.

Oleh karenanya, agar bisa mengumpulkan dan memverifikasi data kandidat secara legal, perusahaan wajib meminta persetujuan kandidat sebelum melakukan background check. Hal ini ditekankan pada pasal 6 di mana perusahaan wajib menyediakan formulir persetujuan dalam Bahasa Indonesia. Persetujuan tersebut dituangkan dalam surat persetujuan (consent letter) yang umumnya merupakan bagian dari formulir aplikasi pekerjaan yang perlu ditandatangani oleh kandidat karyawan.

Di dalam surat persetujuan, perusahaan perlu menyampaikan bahwa perusahaan atau vendor screening yang ditunjuk telah diberikan wewenang untuk melakukan verifikasi informasi yang tertera dalam surat lamaran pekerjaan dan apabila kandidat setuju, maka data yang diperoleh hanya digunakan untuk kepentingan rekrutmen. Adapun poin-poin yang akan diverifikasi termuat dalam surat persetujuan beberapa di antaranya yaitu catatan kepegawaian, kinerja, gaji, kompetensi dan tingkah laku.

Pastikan kepatuhan terhadap regulasi 

Masa berlaku surat tersebut juga harus dicantumkan. Meskipun belum diatur secara khusus, beberapa perusahaan menerapkan masa berlaku surat tersebut selama tiga hingga enam bulan terhitung sejak surat tersebut ditandatangani oleh kandidat.

Pihak yang ditunjuk, dalam hal ini perusahaan dan/atau vendor penyaringan, bertanggung jawab untuk menyimpan, memelihara, dan melindungi informasi yang terkandung di dalamnya. Jangka waktu penyimpanan data tergantung pada peraturan perusahaan. Namun, jika perusahaan tidak memiliki peraturan khusus, maka jangka waktu penyimpanan data dapat mengacu pada Pasal 15 ayat 3(b) yaitu minimal lima tahun.

Memilih vendor penyaringan yang memiliki reputasi baik sangat penting untuk memastikan keakuratan dan keandalan proses pemeriksaan latar belakang. Vendor harus memahami peraturan di Indonesia dan memiliki rekam jejak yang terbukti dalam hal kepatuhan dan ketelitian. Amankan integritas dan masa depan perusahaan Anda dengan bermitra dengan vendor penyaringan yang tepercaya. Hubungi kami hari ini!

Image by katemangostar on Freepik