3 langkah ideal menangani pengaduan whistleblower

Menyediakan kanal whistleblowing dan menerima laporan whistleblower hanyalah dua dari beberapa komponen yang mendasari keberhasilan sistem whistleblowing. Komponen kunci lainnya adalah bagaimana organisasi menangani laporan karena ini terkait dengan kepercayaan karyawan sebagai pelapor.

Tanpa kepercayaan karyawan, sistem whistleblowing hanya akan menjadi hiasan belaka. Untuk mendapatkan kepercayaan, pertama-tama, organisasi harus memahami alasan seseorang enggan untuk mengungkap kecurangan.

Tidak mudah menjadi whistleblower

Satu hal yang kita bisa dimengerti bersama adalah bahwa menjadi seorang whistleblower yang mengungkap kebenaran, tidaklah mudah. Sistem yang tidak mendukung, kemungkinan adanya intimidasi atau pembalasan, kurangnya bukti, birokrasi yang tertutup, dan kemungkinan untuk dilaporkan balik semuanya memberatkan dan mengecilkan hati.

Selain faktor-faktor tersebut, karyawan semakin takut dan ragu untuk melaporkan kejadian ketika pengaduan mereka tidak ditindaklanjuti.

Pentingnya komunikasi dan konfirmasi

Dalam skup sebuah organisasi, perusahaan yang tidak memiliki kultur whistleblowing kerap kali mengabaikan dan salah menangani laporan, bahkan tidak memiliki sistem yang mempertahankan kerahasiaan yang dapat membahayakan pelapor.

Oleh karena itu, organisasi harus terlebih dahulu memastikan bahwa mereka memiliki kebijakan atau cara yang ditetapkan untuk menangani laporan whistleblowing secara pantas sebagai apresiasi kepada pelapor bahwa laporan mereka akan ditanggapi dengan serius. Kebijakan tersebut harus mencakup, setidaknya, langkah-langkah berikut ini:

1. Menerima laporan secara seksama

Pertama, klasifikasi laporan untuk memastikan bahwa laporan tersebut relevan. Beberapa pelapor memberikan banyak informasi dan secara aktif membantu dalam sebuah kasus, namun tidak sedikit yang hanya ingin melaporkan tapi tidak ingin terlibat lebih jauh. Meski demikian, semua laporan yang masuk harus ditanggapi dengan hati-hati.

Informasi yang diberikan oleh pelapor anonim terkadang tidak jelas, membuat laporan tersebut tampak tidak berdasar saat dibaca sekilas. Tantangan dalam menindaklanjuti laporan ini berakar dari kenyataan bahwa terkadang sangat sedikit informasi yang harus ditindaklanjuti.

Seringkali, kualitas materi yang diberikan oleh pelapor buruk. Ini mungkin disebabkan karena mereka takut identitas mereka terungkap.

Selanjutnya, meminta lebih banyak informasi dari pelapor. Tahap ini sangat menantang jika laporan datang dari anonim karena identitas mereka tidak diketahui. Namun, hal ini dapat ditangani dengan tepat jika Anda memilih sistem whistleblowing pihak ketiga yang handal.

Melalui fitur Canary’s Mute, pelapor dapat menerima pembaruan tentang kasus mereka dan dapat dihubungi untuk penyelidikan lebih lanjut tanpa memberikan informasi pribadi apa pun, seperti alamat surel atau nomor telepon, yang mengurangi hambatan untuk langkah selanjutnya.

2. Menunjuk petugas yang berdedikasi

Organisasi harus memiliki sumber daya yang memadai untuk menindaklanjuti laporan tersebut, termasuk dengan menunjuk petugas atau kelompok independen untuk menjalankan investigasi.

Menurut Mini vandePol, penunjukan petugas khusus dengan tanggung jawab pelaporan ke komite dewan khusus berfungsi untuk meningkatkan kepercayaan dan keyakinan pelapor dalam tata kelola organisasi.

Dia juga mengatakan bahwa investigasi adalah alat penting untuk memastikan bahwa perusahaan secara kredibel “walking the talk” dalam kaitannya dengan program kepatuhan perusahaannya.

3. Konfirmasikan dan perbarui pelapor

Mengkonfirmasi pelapor bahwa laporannya telah diterima, ditindaklanjuti, dan penyelidikan sedang dijalankan. Selain itu, jelaskan kepada mereka segala sesuatu yang berkaitan dengan kasus tersebut, seperti kerahasiaan yang diberlakukan dan perkiraan waktu penyelidikan.

Hal-hal ini menjadi pesan penting bagi mereka bahwa Anda menanggapi laporan dengan serius.

Seringkali, saat penyelidikan dilakukan – yang terkadang bisa memakan waktu lama, pelapor mungkin merasa stres karena tidak mendengar berita apa pun selama beberapa waktu. Mereka mungkin merasa takut apakah mereka telah melakukan kesalahan, kehilangan pekerjaan, sesuatu akan terjadi pada mereka, tidak ada tindakan yang diambil. Oleh karenanya, petugas yang ditunjuk harus aktif memberi informasi.

Cecilia Nassare, VP Compliance di perusahaan penyedia mobilitas mikro bersama, mengatakan di ECEC 2022 bahwa “Anda perlu memberi kabar kepada pelapor. Saya tidak mengatakan Anda harus memberi tahu mereka apa yang Anda lakukan, terutama dalam penyelidikan, tetapi Anda tetap perlu menyapanya dengan mengatakan hal-hal seperti, ‘Saya tidak pernah melupakan Anda. Saya sedang menindaklanjuti hal itu. Jangan khawatir, kami sedang menanyai beberapa orang untuk mendapatkan lebih banyak bukti. Saya akan terus mengabari Anda.”

“Pembaruan sangat penting untuk menjauhkan pelapor dari rasa takut,” tambahnya.

Organisasi Anda mungkin memiliki program whistleblowing yang luar biasa, tetapi jika tidak dikomunikasikan secara memadai, karyawan tidak akan pernah tahu cara menggunakannya, atau lebih buruk menahan diri untuk tidak melaporkannya. Menangani keluhan pelapor secara baik adalah salah satu cara untuk mengomunikasikannya.

 

Putri
Shutterstock