DPR sahkan UU Perlindungan Data Pribadi
Indonesia kini telah memiliki Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) yang telah disahkan oleh parlemen pada Selasa, 20 September 2022. UU ini merupakan produk hukum khusus yang mendukung produk hukum serupa yang sudah ada, yang dalam hal ini adalah UU Keterbukaan Informasi Pribadi (KIP) yang diundangkan 2008 silam.
Dengan disahkannya UU PDP, Indonesia menjadi negara ke-5 di ASEAN yang memiliki payung hukum perlindungan data pribadi. Singapura, Filipina, Malaysia dan Thailand lebih dulu memiliki payung hukum ini.
UU yang mengacu pada beberapa konsep General Data Protection Regulation (GDPR) ini mengatur, antara lain, kewajiban-kewajiban Pengendali Data Pribadi, Prosesor Data Pribadi, dan hak-hak Subjek Data.
Siapakah pengendali dan prosesor data pribadi?
Dalam peraturan tersebut, ada tiga subjek hukum yang terikat, yaitu pengendali data pribadi, prosesor data pribadi, dan subjek data. Sudah jelas bahwa subjek data adalah pemilik data pribadi.
Adapun pengendali data dipahami sebagai pribadi dan/atau organisasi yang berhak untuk menentukan tujuan dan melakukan kendali pemrosesan data pribadi. Sedikit berbeda, prosesor data pribadi adalah orang perseorangan dan/atau entitas yang memproses data pribadi atas nama pengendali data pribadi.
Kaitan dengan proses verifikasi latar belakang calon karyawan
Penetapan UU PDP ini tentu merupakan langkah maju dalam perlindungan hak-hak manusia, yang dalam hal ini berupa identitas diri. Di sisi lain, tentu dibutuhkan sinergi yang solid bagi para pemangku kepentingan yang mempunyai akses untuk memperoleh, menyimpan, dan mengolah data sesuai peruntukannya.
Salah satu peruntukan pengolahan data adalah proses employment background screening yang dilakukan oleh Integrity Asia melalui platform Prisma.
Merujuk pada UU ini, terkait proses tersebut, yang disebut pengendali data pribadi adalah Perusahaan yang melakukan proses rekrutmen, sedangkan prosesor data pribadi adalah pihak Integrity Asia. Adapun subjek data pribadi adalah kandidat ataupun karyawan terkait.
Perlunya surat persetujuan
Sebagai prosesor, Integrity Asia perlu menggarisbawahi setidaknya dua hal dalam UU ini: persetujuan pemrosesan data pribadi dari subjek data dan retensi data pribadi.
Merujuk pada Pasal 51 Ayat 1, Integrity wajib melakukan pemrosesan data pribadi berdasarkan perintah atau permintaan pengendali data pribadi. Dalam hal ini, pengendali data pribadi adalah klien atau perusahaan yang sedang melakukan rekrutmen.
Untuk melaksanakan permintaan tersebut, pengendali data wajib menunjukkan bukti persetujuan terlebih dahulu yang telah diberikan oleh Subjek Data Pribadi, seperti yang tertuang pada pasal 24.
Dengan demikian, dengan adanya UU ini, praktik verifikasi oleh Integrity Asia semakin diperkuat. Selama ini, Integrity Asia tegas dalam menggunakan consent letter sebagai syarat permintaan verifikasi.
Retensi data
Pemrosesan data mempunyai retensi atau jangka waktu tertentu. Jangka waktu retensi dokumen yang memuat data pribadi merupakan salah satu informasi yang wajib disampaikan oleh pengendali data kepada subjek data saat mengumpulkan data pribadi dari kandidat.
Sebagai prosesor data, Integrity telah menerapkan retensi data sesuai dengan mandat pada Pasal 16 tentang Pemrosesan Data Pribadi Ayat 2 (g) yang menyebutkan bahwa Data Pribadi dimusnahkan dan/atau dihapus setelah masa retensi berakhir.
Integrity Asia, dengan pengalaman di bidang kepatuhan selama lebih dari dua dekade, berkomitmen untuk memberikan produk dan layanan dengan standar kualitas tertinggi dengan menyediakan jenis dan tingkat layanan yang sesuai dengan kebutuhan klien. Screening kami dilakukan melalui Prisma, platform screening yang dapat terintegrasi dengan sistem informasi SDM klien.
Kontak kami untuk mengetahui lebih lanjut tentang layanan pemeriksaan latar belakang kandidat karyawan.
Putri
Photo by Towfiqu barbhuiya on Unsplash
