Cegah fraud, 7 kontrol internal ini bisa diterapkan pada bisnis kecil
Fraud tidak tebang pilih. Organisasi dari berbagai jenis, ukuran, dan lokasi sudah dan akan selalu menghadapi fraud. Berdasarkan sebuah laporan yang dirilis oleh ACFE tahun 2018, diketahui bahwa perusahaan-perusahaan di Asia-Pasifik menderita banyak kerugian akibat occupational fraud, dengan median kerugian sebesar 310 ribu dolar AS atau sekitar 4 milyar rupiah.
Dalam laporan tersebut juga ditemukan bahwa perusahaan terkecil dan terbesar memiliki median kerugian yang sama. Namun, perusahaan kecil cenderung paling merasakan dampak kerugian tersebut dibanding perusahaan yang lebih besar.
Di Indonesia, definis perusahaan kecil berdasarkan UU No.20 tahun 2008 tentang Perusahaan Mikro, Kecil dan Menengah, adalah perusahaan yang dijalankan perorangan atau badan usaha yang memiliki aset bersih lebih dari lima puluh juta rupiah hingga lima ratus juta rupiah, tidak termasuk bangunan dan tanah usaha.
Ada beberapa karakter umum pada perusahaan kecil yang menyebabkan mereka rentan terhadap fraud, salah satunya adalah perusahaan kecil cenderung memercayai karyawannya begitu saja. Berdasarkan data ACFE tahun 2016, sebanyak 30% dari insiden fraud dilakukan oleh karyawan atau bukan pemilik perusahaan. Karakteristik tersebut menyebabkan perusahaan kurang menerapkan kontrol internal. Kurangnya kontrol internal membuka peluang bagi karyawan untuk mengeskploitasi kekurangan sistem di perusahaan. Menurut Universitas Iowa, kontrol internal adalah kebijakan, prosedur yang diimplementasikan untuk menjaga aset, menyediakan informasi keuangan yang andal, dan mempromosikan operasional yang efektif dan efisien serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan.
Selain karakter mudah memberikan kepercayaan, bagi perusahaan kecil menerapkan kontrol internal menjadi tantangan tersendiri karena keterbatas sumber daya dalam operasional. Namun, memiliki kontrol internal yang minim adalah lebih baik daripada tidak sama sekali. Semakin banyak kontrol internal yang diterapkan, semakin tipis peluang perusahaan terpapar risiko fraud.
Berikut tujuh kontrol internal yang bisa diterapkan perusahaan kecil:
- Batasi akses. Aset-aset fisik di perusahaan kecil cenderung mudah diakses. Oleh karena itu, pastikan bahwa Anda hanya memberikan akses kotak deposit, uang cash, database pelanggan, dan aset-aset lainnya hanya kepada karyawan yang pekerjaannya berkaitan dengan aset-aset tersebut.
- Atur pembagian kerja. Menugaskan lebih dari satu orang untuk satu pekerjaan mungkin terasa sulit bagi perusahaan kecil lantaran keterbatasan jumlah karyawan. Namun, internal kontrol semacam ini masih bisa diterapkan untuk jenis transaksi tertentu atau untuk keputusan-keputusan yang sifatnya amat penting. Contohnya, pembelian barang dalam jumlah besar atau refund, perusahaan bisa meminta dua tanda tangan dari dua orang yang bertanggung jawab sebagai persyaratan transaksi.
- Memasang CCTV
- Memberikan nomor pada tanda terima
- Mengumpulkan uang cash dan tanda terima setiap hari
- Melakukan rekonsiliasi laporan bank secara berkala
- Ketahui siapa yang direkrut. Pastikan Anda mengetahui siapa kandidat yang akan Anda rekrut yaitu dengan cara melakukan background check terhadap mereka.
Baca Juga: 3 Keuntungan Background Check yang Tidak Bisa Anda Lewatkan
Selagi mengimplementasikan upaya-upaya kontrol internal di atas, Anda sebagai pemilik usaha sangat disarankan untuk membangun ‘good tone from the top’ atau keteladanan. Pada dasarnya keteladanan ini adalah perilaku yang dicontohkan oleh para pemimpin agar diikuti oleh anak buahnya. Salah satu contoh keteladanan adalah transparansi dalam berkomunikasi tentang segala hal yang terjadi di perusahaan. Dengan kultur semacam itu, karyawan akan menyadari bahwa kerahasiaan bukan hal yang bisa diterima di lingkungan kerja.
