Bagaimana Perusahaan Melakukan Investigasi Internal?

Investigasi internal merupakan bagian penting dalam penanganan masalah-masalah tertentu yang tak bisa diselesaikan secara informal dalam perusahaan, seperti dugaan fraud, diskriminasi, pelecehan dan lainnya. Investigasi yang tak lengkap atau cacat dapat menyebabkan karyawan atau pihak-pihak tertentu rentan terhadap klaim yang tak adil atau berdampak terhadap kerugian finansial dan reputasi perusahaan.

Seperti yang pernah dialami oleh IBM pada 2015 yaitu kasus gugatan dari mantan Vice President-nya yang merasa dihentikan dari pekerjaan dengan alasan tak mendasar – usia terlalu tua. Menurut juri pengadilan, proses hasil investigasi HR perusahaan cenderung hanya pada satu sisi dan tak mampu memberikan bukti untuk mematahkan tuntutan. IBM akhirnya harus berdamai dengan membayar denda 4.1 juta dolar AS pada Castellucio.

Bagaimana Cara Melakukan Investigasi Internal?

1. Tunjuk Investigator

Langkah pertama dalam melakukan investigasi internal adalah menunjuk seorang investigator yang independen. Investigator ini bisa berasal dari profesional HR atau profesional di luar perusahaan, namun yang terpenting adalah ia tidak berada dalam posisi otoritas langsung atas salah satu orang yang terlibat dalam pengaduan atau kasus. Independensi diperlukan agar prosesnya berjalan objektif dan tanpa bias.

Penting bagi perusahaan untuk memiliki kode etik yang jelas dan tertulis. Kode etik ini mengandung kebijakan-kebijakan perusahaan termasuk dalam hal menangani komplain. Berbeda jenis komplain, berbeda pula prosedur penanganannya. Berdasarkan kode etik, investigator bisa mengumpulkan informasi terkait perilaku yang dikomplain dan menentukan apakah aktivitas tersebut melanggar kebijakan perusahaan.

2. Buat Rencana Investigasi

Setelah menunjuk investigator, langkah selanjutnya adalah membuat rencana investigasi yang terstruktur. Rencana ini harus mencakup siapa saja yang akan diwawancarai dan apa saja pertanyaan yang akan diajukan. Penting untuk memastikan bahwa investigator mendapatkan informasi dari banyak pihak yang terlibat, tidak memihak, dan tidak bias dalam proses wawancara.

3. Kumpulkan Bukti

Kumpulkan dan rekam berbagai bukti pendukung yang tersedia untuk investigasi. Bukti-bukti ini bisa dalam bentuk e-mail, rekaman video, laporan, wawancara saksi mata, dan sebagainya. Bukti yang dikumpulkan harus relevan dan dapat membantu dalam menggambarkan situasi yang sebenarnya terjadi.

4. Laporan Akhir

Langkah terakhir dalam investigasi internal adalah menyusun laporan akhir. Laporan ini harus merangkum bukti-bukti yang dikumpulkan dan hasil yang direkomendasikan. Sertakan juga bukti pendukung, hukum yang berlaku, peraturan atau kebijakan perusahaan terkait kasus tersebut, serta garis besar tindakan yang perlu dilakukan. Laporan akhir ini akan menjadi dasar bagi perusahaan dalam mengambil keputusan yang tepat terkait masalah yang diinvestigasi.

Mengapa Menggunakan Jasa Investigasi?

Menggunakan jasa investigasi profesional memiliki banyak keuntungan. Beberapa di antaranya adalah:

1. Objektivitas

Jasa investigasi profesional menawarkan objektivitas yang mungkin sulit dicapai oleh investigator internal. Mereka tidak terlibat secara emosional atau finansial dengan perusahaan, sehingga hasil investigasi cenderung lebih fair dan tidak bias.

2. Keahlian Khusus

Investigator profesional memiliki keahlian dan pengalaman khusus dalam menangani berbagai jenis kasus. Mereka tahu teknik terbaik untuk mengumpulkan bukti, melakukan wawancara, dan membuat laporan yang komprehensif.

3. Menghemat Waktu dan Sumber Daya

Menggunakan jasa investigasi memungkinkan perusahaan untuk menghemat waktu dan sumber daya. Tim internal dapat tetap fokus pada operasi bisnis sehari-hari sementara investigator profesional menangani proses investigasi.

Bekerja sama dengan jasa investigasi profesional, seperti Integrity Indonesia, membantu perusahaan melindungi integritas dan reputasinya. Hubungi kami melalui info@integrity-asia.com atau klik di sini untuk informasi lebih lanjut tentang investigasi bisnis dan layanan kepatuhan lainnya.

Image by Freepik