Karyawan hantu, teror bagi organisasi

ghost employees

Karyawan hantu, teror bagi organisasi

ghost employeesSetelah Elon Musk mengakuisisi Twitter, ia mengumumkan beberapa hal yang membuat kehebohan. Salah satunya adalah audit terhadap para karyawannya untuk memastikan tidak ada ‘ghost employee’ atau karyawan hantu.

Istilah ini masih kurang awam bagi kebanyakan orang, hingga membuat pengguna Twitter menganggap permintaan Elon Musk sekedar omong kosong. Padahal, karyawan hantu adalah hal yang nyata dan merupakan teror bagi banyak organisasi sejak lama.

Karyawan hantu adalah salah satu modus skema payroll fraud dalam praktik occupational fraud. Tujuan dari penipuan ini adalah agar upah atau gaji dibayarkan kepada nama karyawan yang sebetulnya tidak ada (hantu) dan dikumpulkan oleh karyawan lain yang melakukan kecurangan.

Fraud ini kerap terjadi di perusahaan dengan industri padat karya yang memiliki karyawan ratusan atau ribuan namun tidak dibarengi dengan sistem support/teknologi yang tersentralisasi, pengendalian internal, dan pengawasan yang baik.

Kerugian akibat dari fraud ini tidak main-main. Menurut ACFE, Occupational Fraud 2022: A Report to the Nations, payroll fraud adalah jenis skema fraud yang menyebabkan organisasi merugi rata-rata sebesar 45,000 dolar AS dalam waktu 1,5 tahun.

Modus “karyawan hantu”

Seorang praktisi HR berpengalaman yang telah bekerja di berbagai perusahaan nasional dan multinasional selama lebih dari dua dekade, Yos Rizal Setiawan, membagikan pengalamannya tentang kasus karyawan hantu.

Karyawan hantu pada dasarnya adalah nama karyawan yang masuk dalam daftar sistem payroll, tetapi tidak bekerja untuk perusahaan. Istilah ‘hantu’ merujuk pada karyawan yang sudah resign, tetapi statusnya masih terdaftar sebagai karyawan di organisasi bersangkutan.

“Umumnya, karyawan hantu terjadi karena kurang pengawasan terhadap headcount,” ungkap Rizal.

“Di industri manufaktur, katakanlah pabrik yang jumlah karyawannya ratusan bahkan ribuan, terkadang ada beberapa kasus yang mana karyawan resign tidak dilaporkan atau terlambat dilaporkan oleh atasannya kepada departemen personalia. Keterlambatan bisa terjadi karena proses administrasi payroll dihitung secara manual dengan spreadsheet dan perusahaan tidak memiliki sistem payroll yang terkoneksi dengan sistem kehadiran dan lembur,” jelasnya.

“Lainnya, yang dikategorikan sebagai fraud adalah ketika seorang atasan dengan sengaja tidak melaporkan atau menunda melaporkan karyawan yang resign, sehingga nama mantan karyawan tetap di dalam sistem payroll,” lanjutnya.

Menurutnya, fraud tersebut biasanya dijalankan dengan persekongkolan. Pertama, adanya kesepakatan antara atasan dengan mantan karyawannya karena kasus PHK sepihak. Ia memberikan waktu kepada mantan karyawan beberapa bulan untuk namanya tetap berada dalam sistem payroll dan tanpa pemberitahuan kepada departemen personalia.

Kedua, walaupun ini jarang terjadi, tapi pernah ada kasus yang mana atasan sengaja tidak melaporkan kepada HR bahwa karyawannya resign, sehingga gaji tetap masuk ke rekening mantan karyawan. Di belakang itu, atasan membuat kesepakatan dengan mantan karyawan untuk berbagi keuntungan dari uang yang masuk.

Payroll fraud yang dilakukan oleh karyawan hantu meliputi overtime fraud.

“Misalnya, di akhir pekan perusahaan meminta sepuluh karyawan untuk lembur. Kenyataannya, karyawan yang datang kurang dari jumlah itu, tetapi dilaporkan personel penuh,” jelas Rizal.
Mengingat jumlah karyawan yang besar dan kurangnya pengawasan, tidak mudah bagi organisasi untuk mendeteksi “karyawan hantu”. Tak heran jika payroll fraud dapat berlangsung tanpa terdeteksi hingga rata-rata 18 bulan.

Beberapa metode pencegahan

Menurut Rizal, ada beberapa upaya untuk mencegah karyawan hantu, antara lain penempatan personel HR untuk mengawasi langsung kehadiran karyawan di wilayah kerja, mekanisme audit yang layak, atau investasi sistem payroll yang terintegrasi dengan absensi, misalnya.

Yang juga tak kalah penting adalah menerapkan employment background screening. Hal ini dapat diterapkan kepada calon karyawan (pre-employment background screening) dan karyawan yang sudah ada (monitoring), terutama untuk posisi-posisi strategis yang nantinya akan menangani lingkup pekerjaan yang terkait dengan kepegawaian.

Berdasarkan hasil studi, sebanyak 43% organisasi korban fraud tidak melakukan pemeriksaan latar belakang pelaku sebelum perekrutan. Pre-employment background screening pada dasarnya memverifikasi klaim yang disebutkan oleh calon karyawan dalam CV-nya. Meski demikian, metode ini juga dapat memberikan informasi baru yang tidak tertulis di dalam CV, seperti catatan kriminal dan informasi penting di media sosial.

Untuk posisi yang lebih strategis, organisasi dapat merancang pre-employment background check yang lebih komprehensif dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan, termasuk credit check, bankruptcy check, dan AML check.

Adapun screening berupa monitoring yang diterapkan kepada karyawan existing sebagai salah satu prosedur saat kenaikan jabatan.

Untuk menjalankan metode tersebut, organisasi harus investasi waktu dan biaya, namun dalam jangka panjang, upaya ini dapat mencegah kerugian substansial karena fraud.

 

Photo by Guilherme Cunha on Unsplash

Putri

Share this post


ANGGOTA DARI

KANTOR PUSAT

ALAMAT

Jl. RS. Fatmawati Raya No. 57-B, Cilandak Barat, Jakarta 12430, Indonesia

TELEPON

EMAIL

BERLANGGANAN NEWSLETTER

Dapatkan perkembangan berita dan wawasan industri

    REFERAL KAMI

    Copyright – INTEGRITY – All Rights Reserved © 2023 – Privacy Policy | Terms of Services | Content Protection by DMCA.com