3 Tips Pencegahan Fraud dan Pencurian di Lingkungan Kerja

Tak ada diskriminasi jika berbicara tentang kasus fraud dan pencurian di lingkungan kerja. Besar atau kecil ukuran sebuah perusahaan berisiko terjadi fraud dan pencurian. Menurut laporan Nation on Occupational Fraud and Abuse tahun 2014, perusahaan umumnya mengalami kerugian 5% dari omzet tahunannya karena employee fraud atau kecurangan karyawan.

Siapa yang menyangka karyawan yang kita percaya dan tak memiliki track record kriminal sanggup melakukan tindakan kriminal tersebut. Pada dasarnya ada tiga elemen yang selalu menjadi alasan terjadinya fraud yang disebut ‘triangle fraud’, yaitu: motivasi, peluang dan rasionalisasi. Elemen yang terakhir, adalah yang paling sulit diminimalkan karena sifatnya personal. Intinya, pencegahan fraud utamanya adalah dengan mengendalikan peluang dan mendemotivasi.

Apa yang bisa dilakukan perusahaan untuk mencegah fraud dan pencurian di lingkungan kerja? Berikut kami rangkum dari beberapa sumber beberapa upaya yang dapat perusahaan lakukan.

1.Ketahui karyawan Anda

Dimulai dari proses perekrutan dengan melakukan background check terhadap kandidat. Dari background check perusahaan bisa memastikan kandidat tak memiliki track record yang mengkhawatirkan. Selain itu, penting bagi manajemen untuk terlibat dengan karyawan dan mengenali mereka. Para pelaku fraud sering kali menunjukkan tanda-tanda perilaku akan melakukan tindakan tersebut. Mengamati dan mendengarkan pendapat karyawan membantu perusahaan mengidentifikasi risiko potensial fraud. Hubungan yang baik juga membantu perusahaan mengatasi masalah-masalah internal yang perlu diatasi. Contohnya, mungkin saja ada karyawan yang merasa kinerjanya kurang dihargai oleh atasannya atau merasa marah dengan atasan. Masalah semacam itu bisa saja memicunya melakukan tindakan fraud.

2.Perketat kontrol internal

Kontrol internal merupakan program untuk menjaga aset, memastikan integritas perusahaan tetap ditegakkan, meminimalkan dan mendeteksi fraud. Pembagian tugas adalah komponen penting dalam kontrol internal, sebisa mungkin hindari seorang karyawan dari multitask. Jadi, setiap karyawan memiliki pembagian kerja masing-masing. Contohnya, gaji karyawan disiapkan dan disahkan oleh HRD, tapi data diinput oleh akunting. Lalu, data gaji diperiksa oleh manajemen sebelum gaji ditransfer kepada karyawan. Tujuan pembagian tugas semacam ini untuk mengungkap apabila ditemukan adanya ketidaksesuaian.

Perusahaan perlu membuat aturan yang jelas terkait kontrol internal. Selain pembagian kerja, perusahaan juga perlu mempertimbangkan masalah keamanan sistem. Contohnya, buat aturan di mana karyawan harus mengganti kata kunci komputer mereka secara berkala.

3.Bangun kesadaran budaya anti fraud

Seperti disebutkan sebelumnya, pencegahan fraud utamanya adalah dengan mengendalikan peluang dan mendemotivasi. Membangun kesadaran salah satu goal-nya adalah untuk mendemotivasi. Setiap karyawan harus memiliki pengetahuan seputar fraud dan kesadaran akan konsekuensi jika melakukannya.

Perusahan juga perlu menyadari bahwa karyawan adalah aset dalam melawan fraud. Berdasarkan laporan ACFE 2014, umumnya occupational fraud (lebih dari 40%) dapat dideteksi berkat adanya aduan. Selain aduan dari karyawan, sumber aduan lain yang sama pentingnya yaitu vendor, pelanggan, kompetitor dan kenalan dari si pelaku fraud. Oleh karena itu, menyediakan kanal pengaduan (whistleblowing system) dalam bentuk anonim dan mensosialisasikannya kepada stakeholder sangatlah penting.

Image by Freepik