11 Langkah Ini Cegah Kecurangan dan Pencurian di Perusahaan Anda

Umumnya kecurangan dan pencurian yang terjadi di perusahaan dilakukan oleh oknum internal perusahaan. Berdasarkan Global Fraud Survey yang dilakukan oleh Kroll dan Economic Intelligence Unit pada tahun 2011 menemukan bahwa 60% kecurangan dilakukan oleh manajer senior, pegawai junior atau pihak ketiga.

Oleh sebab itu, penting bagi perusahaan untuk melakukan langkah pencegahan. Sebelas langkah berikut bisa digunakan untuk mendesain kontrol internal yang bertujuan memperketat kontrol terhadap akses dokumen penting dan aset perusahaan.

1. Lakukan pre-employment background check

Sebelum memutuskan merekrut penting bagi perusahaan untuk mengecek latar belakang calon karyawan untuk memvalidasi data yang diberikan dan memeriksa track record. Perusahaan tentu tak ingin kecolongan mempekerjakan karyawan yang pernah terlibat kasus tertentu di perusahaan sebelumnya, bukan?

2. Membuat kebijakan dan prosedur untuk mengatasi perilaku tak jujur dan tak beretika

Perusahaan perlu membuat mendokumentasikan prosedur dan kebijakan yang menggambarkan perilaku tak beretika, prosedur pelaporan dan hukuman bagi pelaku.

3. Memastikan manajemen mendukung kebijakan tersebut

Manajer senior perlu menekankan tentang perilaku beretika di lingkungan perusahaan. Penekanan ini juga memberikan gambaran tegas bahwa kecurangan tak akan ditoleransi.

4. Mengedukasi karyawan tentang pentingnya program antikecurangan

Semua karyawan harus menerima pelatihan terkait kebijakan etika dan program anti kecurangan serta menandatangani pernyataan bahwa mereka telah menerima pelatihan tersebut.

5. Menyediakan kanal pelaporan bersifat anonim

Kanal pelaporan yang bersifat anonim penting untuk menjaga kerahasiaan pelapor sehingga pelapor merasa aman untuk melaporkan.

6. Membatasi akses terhadap dokumen sensitif dan mengelola sistem untuk mengaudit akses

Akses terhadap area dokumen sensitif (invoice, jurnal, buku besar dan lainnya) perlu dibatasi hanya bagi karyawan yang membutuhkan informasi untuk pekerjaan mereka. Audit terhadap akses juga perlu dilakukan.

7. Membatasi akses sistem komputer terhadap dokumen sensitif dan membuat sistem untuk mengaudit akses

Akses terhadap area dokumen sensitif (software akunting, inventori, dan payroll) perlu dibatasi hanya bagi karyawan yang membutuhkan informasi untuk pekerjaan mereka. Audit terhadap akses juga perlu dilakukan.

8. Membatasi akses ke area di mana aset berharga disimpan

Perusahaan perlu membatasi akses masuk ke area di mana aset perusahaan disimpan (gudang dan brankas cash) hanya bagi karyawan tertentu yang berkaitan.

9. Memasang CCTV dan perlengkapan perekam

Perusahaan perlu memasang CCTV dan perlengkapan perekam untuk mengawasi akses masuk dan keluar area aset berharga.

10. Melakukan audit random

Audit random terhadap inventaris, cash, pengeluaran, pembelian, billing dan akun-akun lainnya oleh internal atau eksternal auditor bertujuan mencegah pelaku kecurangan memanfaatkan waktu untuk mengubah, menghancurkan dan memindahkan rekam jejak atau bukti lain dari perbuatan mereka.

11. Melakukan investigasi dengan segera

Menyegerakan investigasi terhadap laporan kecurangan mengurangi besar kerugian yang mungkin diderita perusahaan.

 

 

Sumber:

Fraud Risk Assesment: Module # 3 – Physical Controls to Deter Employee Theft and Fraud