Mengelola Ketidaksesuaian dengan Tolerance Matrix dalam Proses Rekrutmen

Saat melakukan proses verifikasi untuk pengecekan latar belakang calon karyawan, kita sering menghadapi tantangan yang tak terduga. Bayangkan jika Anda menemukan bahwa informasi yang diberikan oleh kandidat tidak sepenuhnya sesuai dengan hasil verifikasi. Hal ini membuat Anda bertanya-tanya, apakah ini hanya kesalahan ketik atau ada upaya disengaja untuk menipu dan memalsukan dokumen? 

Ketidaksesuaian (diskrepansi) ini dapat bervariasi, mulai dari kesalahan kecil seperti salah ketik dengan adanya huruf yang tertukar atau hilang pada ejaan nama hingga kesalahan besar seperti ketidaksesuaian pada gelar pendidikan yang diperoleh. 

Berdasarkan pengalaman Integrity Asia dalam melayani kliennya dalam proses pre-employment screening, ketidaksesuaian tertinggi ditemukan pada bagian pemeriksaan riwayat pekerjaan, yaitu adanya perbedaan periode yang signifikan antara tanggal mulai dan berakhir bekerja yang disebutkan oleh kandidat dalam CV mereka, serta sering ditemukannya ketidakcocokan pada jabatan dan tanggung jawab yang dituliskan oleh kandidat. 

Apa yang perlu ditindaklanjuti jika diskrepansi ditemukan ? 

Mengelola Ketidaksesuaian

Untuk mengelola ketidaksesuaian ini, perusahaan harus memiliki prosedur yang jelas, antara lain: 

Verifikasi lanjutan. Memeriksa kembali informasi dengan sumber yang relevan, seperti menghubungi institusi pendidikan atau perusahaan tempat kandidat bekerja sebelumnya.

Komunikasi dengan kandidat. Memberikan kesempatan kepada kandidat untuk menjelaskan perbedaan yang ditemukan.

Penggunaan tolerance matrix. Menetapkan batasan yang dapat diterima untuk ketidaksesuaian tertentu, membantu dalam pengambilan keputusan yang konsisten dan adil.

Pentingnya Tolerance Matrix 

Tolerance matrix adalah panduan yang membantu perusahaan menentukan batasan-batasan yang dapat diterima terhadap diskrepansi. Hal ini penting dimiliki untuk beberapa alasan : 

Konsistensi dalam penilaian. Tolerance matrix membantu memastikan bahwa semua kandidat dinilai berdasarkan kriteria yang sama, mengurangi bias subjektif.

Menghemat waktu dan sumber daya. Dengan panduan yang jelas, perusahaan dapat dengan cepat memutuskan apakah sebuah diskrepansi memerlukan tindakan lebih lanjut atau dapat diterima.

Mitigasi risiko. Membantu mengidentifikasi dan mengelola risiko yang terkait dengan perekrutan kandidat yang mungkin tidak memenuhi standar integritas perusahaan.

Dokumentasi yang jelas. Memberikan catatan yang jelas dan terdokumentasi mengenai alasan di balik keputusan rekrutmen, yang berguna jika terjadi perselisihan atau audit.

Kebutuhan Verifikasi Lanjutan Terhadap Diskrepansi

Dalam beberapa kasus, perusahaan perlu melakukan verifikasi lanjutan yang lebih mendalam atas temuan diskrepansi. Misalnya, seorang kandidat menyatakan dalam CV mereka bahwa mereka menjabat sebagai Business Development Manager di perusahaan sebelumnya. Namun, saat verifikasi dilakukan, jabatan yang tercatat adalah Sales Executive. Ketidaksesuaian ini menghasilkan status “diskrepansi” dalam proses penyaringan yang memerlukan verifikasi lebih lanjut.

Oleh karena itu, perlu dilakukan verifikasi tambahan kepada bagian HRD untuk menentukan apakah ada perbedaan signifikan dalam deskripsi pekerjaan dan level antara kedua jabatan tersebut. Jika hasil verifikasi menunjukkan bahwa deskripsi pekerjaan dan levelnya setara, maka status hasil verifikasi dapat dianggap sesuai.

Dalam kasus lain, jika ditemukan perbedaan periode pekerjaan kurang dari tiga bulan antara yang tercantum di CV dan hasil verifikasi, perusahaan dapat mengambil keputusan berdasarkan matriks toleransi yang telah ditentukan.

Menemukan diskrepansi dalam proses verifikasi employment background screening adalah hal yang umum dan perlu dikelola dengan hati-hati. Dengan memiliki tolerance matrix, perusahaan dapat membuat keputusan yang adil dan konsisten, serta menghemat waktu dan sumber daya. 

Tolerance matrix juga membantu dalam mitigasi risiko dengan memastikan hanya kandidat yang sesuai dengan standar integritas perusahaan yang diterima.

Memastikan bahwa proses rekrutmen berjalan dengan lancar dan adil adalah tanggung jawab bersama antara perusahaan dan kandidat, dan tolerance matrix adalah alat penting untuk mencapai tujuan tersebut.

Hubungi kami melalui melalui email di info@integrity-asia.com atau isi form di sini untuk informasi lebih lanjut mengenai pemeriksaan latar belakang calon karyawan dan layanan kepatuhan lainnya.