Implementasi sistem whistleblowing: Mengungkap pentingnya sosialisasi

Implementasi sistem whistleblowing: Mengungkap pentingnya sosialisasi

Banyak negara kini sudah menerapkan undang-undang dan peraturan yang mewajibkan perusahaan dan organisasi untuk memiliki sistem pelaporan pelanggaran. Beberapa di antaranya adalah European Union’s Whistleblower Protection Directive, The New Anti-corruption Law, Peraturan Menteri Negara BUMN No. Per-01/MBU/2011, dan OSHA.

Namun, pada praktiknya sering ditemui bahwa implementasi sistem tersebut belum berjalan secara optimal. Bahkan, terdapat kesan bahwa langkah preventif tersebut hanya dilakukan untuk sekadar memenuhi syarat kepatuhan.

Salah satu alasan sistem ini tidak berjalan efektif adalah karena kurangnya sosialisasi yang tersampaikan kepada pihak baik internal maupun eksternal perusahaan. Dampak dari minimnya sosialisasi ini melibatkan beberapa konsekuensi, antara lain:

  1. Kurangnya kesadaran. Tanpa menyadari adanya sistem whistleblowing, para pihak tidak akan menggunakan sistem tersebut saat menghadapi situasi ketika mereka mengetahui adanya kasus pelanggaran etika dan tindak kecurangan.
  2. Tidak adanya edukasi tentang hak dan perlindungan. Kurangnya sosialisasi dapat membuat para pihak tidak mengetahui hak dan perlindungan sebagai pelapor, sehingga mereka mungkin ragu atau takut melaporkan masalah.
  3. Ketidakjelasan prosedur. Kurangnya sosialisasi mengakibatkan para pihak menjadi tidak tahu ke mana harus melaporkan, apa informasi yang perlu disertakan, dan bagaimana prosesnya berlangsung. Ketidakjelasan ini dapat menghambat kemauan untuk berpartisipasi.
  4. Tidak adanya dukungan atas laporan. Para pihak mungkin tidak menyadari bahwa laporan akan ditanggapi dengan serius atau akan ada tindak lanjut yang diambil.

Optimasi sistem whistleblowing

Organisasi perlu melakukan upaya-upaya yang konsisten untuk mengoptimalkan sistem whistleblowing. Salah satunya adalah dengan memberikan pelatihan fraud awareness kepada para pemangku kepentingan, melalui:

  1. Sesi pelatihan teratur. Selenggarakan sesi pelatihan rutin untuk menjelaskan prosedur pelaporan dan hak-hak pelapor.
  2. Materi informatif tertulis. Sediakan panduan tertulis yang mudah diakses oleh karyawan ataupun pihak eksternal.
  3. Penggunaan media internal. Gunakan intranet atau buletin untuk mengumumkan informasi tentang tersedianya sistem pelaporan pelanggaran secara berkala.
  4. Simulasi skenario. Adakan latihan atau lokakarya (workshop) agar para pihak lebih memahami jenis-jenis pelanggaran yang dapat dilaporkan melalui kanal whistleblowing.
  5. Komitmen pemimpin. Pemimpin perusahaan harus menunjukkan komitmen pada integritas dan kepatuhan.
  6. Jaminan kerahasiaan dan perlindungan. Pastikan bahwa laporan akan dijaga kerahasiaannya dan ada perlindungan terhadap segala bentuk pembalasan.
  7. Mekanisme umpan balik dan perbaikan: Berikan informasi tentang cara para pihak dapat memberikan umpan balik dan perbaikan berkelanjutan pada sistem whistleblowing.
  8. Pengakuan dan penghargaan. Pertimbangkan untuk memberikan pengakuan atau penghargaan kepada seluruh pihak yang memberikan laporan penting.

Canary Whistleblowing System

Selain fokus pada peningkatan fraud awareness, perusahaan juga perlu mempertimbangkan untuk bekerja sama dengan pihak ketiga, seperti Integrity Asia yang telah mengembangkan platform pelaporan terpadu Canary Whistleblowing System untuk mengelola sistem whistleblowing. Pertimbangan tersebut didasari oleh beberapa alasan, yaitu:

  1. Independensi dan objektivitas. Sistem whistleblowing pihak ketiga seperti Canary dapat menciptakan lingkungan yang netral dan tidak memihak bagi para pihak yang ingin melaporkan kecurigaan penipuan. Ini dapat meningkatkan kepercayaan karena mereka yakin laporan akan ditangani secara serius dan tanpa bias.
  2. Efisiensi. Perusahaan tidak perlu menghabiskan sumber daya manusia dan waktu tambahan untuk membangun, mengelola, dan mengembangkan sistem whistleblowing sendiri. 
  3. Kerahasiaan dan anonimitas. Sistem pihak ketiga membantu melindungi identitas para pelapor untuk mengurangi ketakutan akan pembalasan atau konsekuensi negatif yang mungkin terjadi jika identitas mereka terungkap. 
  4. Keahlian dan pengalaman. Para pihak ketiga yang mengkhususkan diri dalam mengelola sistem whistleblowing memiliki keahlian dan pengalaman untuk menangani laporan secara efektif. Mereka memahami pertimbangan hukum dan etika terkait dengan pelaporan pelanggaran untuk memastikan bahwa investigasi dilakukan dengan tepat dan sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku.

Lapor aman dan nyaman dengan Canary Mute

Dalam hal ini, Canary Whistleblowing System menyajikan solusi yang efisien dan nyaman. Dengan menyediakan tujuh saluran pelaporan terpusat pada aplikasi situs web, Canary memudahkan para pelapor dalam menyampaikan laporan mereka tanpa perlu melibatkan proses kualifikasi yang rumit.

Fitur Canary Mute juga memberikan keamanan bagi pelapor, yang memungkinkan komunikasi dua arah secara anonim antara pelapor dan penyelidik tanpa perlu memberikan informasi pribadi. Dengan kombinasi kata sandi dan nomor pengenal laporan, pelapor dapat berpartisipasi dengan mudah dan aman.

Share this post:

KANTOR PUSAT

ALAMAT

Jl. RS. Fatmawati Raya No. 57-B, Cilandak Barat, Jakarta 12430, Indonesia

TELEPON

SUREL

PERUSAHAAN TERKAIT

ANGGOTA DARI

IKUTI KAMI DI MEDIA SOSIAL

BERLANGGANAN BULETIN

Dapatkan perkembangan berita dan wawasan industri

    Hak Cipta – INTEGRITY – Hak Cipta Dilindungi Undang-undang © 2023 – Kebijakan Privasi | Persyaratan Layanan| Content Protection by DMCA.com