Sosialisasi, kunci sukses penerapan ISO 37001:2016 Anti-Penyuapan di organisasi

Tak ada organisasi yang imun dari tindakan suap. Oleh karenanya, mengimplementasikan ISO 37001:2016 Anti Bribery Management System (ABMS) dalam aktivitas perusahaan adalah langkah awal yang tepat untuk menjawab risiko ini.

Dukungan dari manajemen puncak (tone from the top) menambah legitimasi kebijakan ini. Namun, itu saja tidak cukup.

Agar standar dapat diterapkan secara efektif, perusahaan perlu secara konsisten mempromosikan standar ini kepada pihak-pihak yang relevan — karyawan, pihak ketiga seperti vendor/supplier dan rantai pasokannya, hingga konsumen/klien.

Hal ini juga ditetapkan di dalam standar persyaratan ISO 37001:2016, yaitu klausul tentang Dukungan. Klausul ini pada dasarnya mendorong organisasi untuk menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung dan memperbaiki penerapan sistem anti-penyuapan. Dukungan ini termasuk klausul Kepedulian dan Pelatihan, serta klausul Komunikasi.

Kepedulian dan pelatihan

Klausul ini mendorong organisasi untuk menyediakan program Kepedulian dan Pelatihan Anti-penyuapan yang memadai bagi karyawan dan rekan bisnis. Program ini dilakukan secara berkala sebagai pengingat dan penyediaan informasi terbaru yang relevan.

Organisasi dapat memfokuskan program ini kepada karyawan yang lingkup kerjanya banyak berhubungan dengan pihak eksternal atau yang memiliki risiko tinggi kemungkinan terpapar penyuapan — contohnya, personel dari departemen sales, pengadaan, serta karyawan operasional lainnya yang berhubungan langsung dengan pihak eksternal.

Isi pelatihannya dirancang sesuai dengan peran mereka, risiko penyuapan yang mereka hadapi, serta hasil penilaian risiko (risk assessment).

Selain menerapkannya kepada personel, organisasi juga didorong untuk menerapkan program ini di rantai pasok, yaitu kepada pihak ketiga yang bekerja sama dengannya. Harapannya, pihak ketiga setidaknya juga menerapkan pengendali internal yang memadai.

Sosialisasi hingga level akar-rumput

Komunikasi yang konsisten menjadi salah satu bagian penting dalam penerapan kebijakan anti-suap. Walaupun sebuah organisasi sudah memiliki kebijakan anti-penyuapan, apabila jajaran manajemen tidak mengomunikasikannya kepada pihak-pihak terkait, mereka tidak akan tahu kebijakan tersebut. Pada akhirnya, hal ini akan membuat sistem berfungsi tak lebih dari sekadar ornamen.

Oleh karenanya, klausul Komunikasi mendorong organisasi untuk melakukan komunikasi tentang kebijakannya kepada pihak internal dan eksternal, yang meliputi klien dan rekanan.

Komunikasi kepada karyawan dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu:

• Membagikan konten terkait kebijakan melalui email blast secara berkala, termasuk terkait kebijakan whistleblowing system.
• Menyiapkan konten dengan tema terkait yang bisa dilihat pada screen saver setiap saat.
• Untuk karyawan baru, kebijakan dapat disampaikan dalam pengenalan kultur perusahaan saat onboarding.
• Memasukkan komponen anti-penyuapan dalam penilaian performa karyawan atau pemilihan karyawan terbaik.

Kepada pihak eksternal, organisasi dapat menyampaikan kebijakan anti-penyuapan di dalam proposal atau dokumen kesepakatan kerja sama dalam bentuk klausul yang jelas. Selain itu, tender proyek yang melibatkan rekanan atau pihak ketiga harus dilakukan secara terbuka dan proporsional.

Pada intinya, organisasi perlu secara aktif dan berkala melakukan sosialisasi dan memastikan kebijakan ini dapat diakses dan tersedia bagi pihak-pihak yang relevan.

Darma Wirata