Bagaimana Canary Whistleblowing System membantu organisasi mematuhi ISO 37002 WMS?
Kunci keberhasilan whistleblowing adalah mendapatkan kepercayaan dari pelapor. ISO 37002 WMS adalah langkah penting dalam menetapkan norma universal tentang cara mengembangkan kepercayaan tersebut. Keamanan data, interaksi anonim dengan pelapor, dan perlindungan bagi individu yang mengungkapkan pelanggaran adalah komponen penting dari whistleblowing system yang efektif.
Semua komponen penting ini diatur dalam ISO sebagai pedoman bagi organisasi untuk memperkuat sistem pelaporan pelanggaran mereka. Canary Whistleblowing, sebagai solusi whistleblowing pihak ketiga, membantu organisasi untuk memenuhi klausul ISO:
1. Sistem Manajemen Kasus
Klausul 4.4 Sistem manajemen pelaporan pelanggaran mengharuskan organisasi untuk menetapkan, menerapkan, memelihara, dan terus meningkatkan sistem manajemen pelanggaran. Hal ini dapat dilakukan dengan menerapkan prinsip-prinsip kepercayaan, ketidakberpihakan, perlindungan, serta keharusan dalam memastikan umpan balik yang tepat di seluruh proses.
Sistem Manajemen Kasus yang disediakan oleh Canary dimaksudkan untuk menjamin bahwa klien dan pelapor mengelola kasus sesuai dengan klausul dari menawarkan layanan melalui penerimaan, penyelidikan, penutupan, pengarsipan, dan penghapusan kasus. Klien kami dan pelapor akan memiliki ruang kerja manajemen kasus mereka sendiri. Kami menjamin anonimitas pelapor dalam beberapa opsi.
2. Saluran pelaporan
Saluran pelaporan adalah inti dari sistem pelaporan pelanggaran. Klausul 8.2 menyoroti persyaratan saluran pelaporan yang harus diidentifikasi, diterapkan, dikomunikasikan, dan dipelihara oleh organisasi agar terlihat, dapat diakses, dan aman. Terlihat dan dapat diakses menyiratkan bahwa pelapor dapat dengan mudah menemukan dan menggunakan saluran yang tersedia.
Sebagaimana disyaratkan oleh klausul, Canary Whistleblowing System memungkinkan pelapor untuk menyampaikan pengungkapan melalui alat pelaporan hotline 24/7 kami yang mudah digunakan seperti Telepon, Pesan Teks, Formulir Situs Web yang Aman, Surat Pos, Aplikasi Seluler, Email, dan Chat Online. Dengan staf kami yang terlatih dan analisis yang berkualitas tinggi, kami memastikan kerahasiaan dan keamanan pelapor saat membuat laporan.
3. Keamanan dan retensi data
Klausul 7.5.4 menggarisbawahi pentingnya perlindungan data dan dampaknya terhadap komponen tertentu dari sistem manajemen whistleblower. Untuk mematuhi klausul tersebut, Canary Whistleblowing System menawarkan keamanan yang menjamin lingkungan yang dapat dipercaya untuk klien dan pelapor kami, serta melindungi data pengguna dari penyadapan pihak yang tidak berwenang. Canary berdedikasi untuk menjaga dan menghormati privasi Anda dalam hal pengelolaan data, termasuk penyimpanan data, sesuai dengan GDPR.
4. Kerahasiaan dan keamanan
Klausul 7.5.5 mengharuskan organisasi untuk memberikan kerahasiaan kepada semua pihak yang berkepentingan, termasuk pelapor dan subjek laporan. Identitas pelapor dan pihak berkepentingan terkait tidak akan diungkapkan tanpa persetujuan mereka. Sebagai solusi whistleblowing pihak ketiga, Canary menawarkan pelapor dengan beberapa pilihan yang menjamin keamanan dan kerahasiaan identitas mereka seperti yang dipersyaratkan oleh klausul.
5. Pelatihan
Pemberdayaan personel penting untuk kekokohan sistem pelaporan pelanggaran. Oleh karena itu, pelatihan personel dan langkah-langkah kesadaran whistleblowing harus disediakan oleh organisasi sesuai dengan Klausul 7.3.2. Pelatihan dan langkah-langkah harus dilakukan sejak awal dan secara teratur sesuai dengan peran mereka, risiko ketidakpatuhan yang mereka hadapi, serta keadaan yang berubah.
Sistem Whistleblowing Canary membantu klien kami dalam pendidikan karyawan mereka. Kami menyediakan klien kami pelatihan administrator, pelatihan sebagai ‘pelatih’, dan pelatihan karyawan.
6. Dukungan komunikasi
Klausul 7.4 mengharuskan organisasi untuk mengkomunikasikan informasi dan kebijakan sistem pelaporan pelanggaran kepada karyawannya menggunakan saluran komunikasi seperti buletin, email, poster, pos intranet atau internet, rapat personel, balai kota, kursus pelatihan, papan buletin internal atau selebaran genggam, pamflet, kartu saku, media sosial, secara langsung, atau sarana komunikasi lain yang relevan.
Selain pelatihan, Canary Whistleblowing System juga memberikan dukungan komunikasi kepada klien kami baik dalam bentuk cetak maupun digital.
Untuk informasi lebih lanjut tentang Canary Whistleblowing System
Putri
